Découvrez nos conseils pour gagner en efficacité dans la gestion des notes de frais.
Pour gagner en productivité et mieux gérer ses notes de frais, la dématérialisation est indispensable. © fizkes / stock.adobe.com
La gestion des notes de frais en entreprise peut se révéler laborieuse et chronophage. Cette tâche pourtant essentielle, qui revient aux équipes administratives et financières, peut être facilitée grâce à certaines bonnes pratiques.
1. Définir une politique de dépenses
Première étape pour optimiser la gestion des notes de frais : la mise en place d’une politique des dépenses claires et précises. Pour cela, vous pouvez étudier vos dépenses actuelles pour définir et ajuster votre politique de frais. Il est également possible de cibler les problématiques auxquelles vous êtes confrontées, telles que la perte récurrente de notes de frais ou encore un afflux important de documents au même moment, pour affiner votre politique des dépenses. À partir de là, vous pouvez :
- décider de plafonds en fonction du type de dépense (repas, déplacements, logement, etc.),
- définir des délais précis pour fournir les justificatifs,
- lister les renseignements obligatoires que les employés doivent fournir en fonction du type de dépense.
2. Choisir le bon mode de remboursement
Instaurer une bonne politique de dépenses implique de choisir un mode de remboursement adapté et définir des délais corrects. Deux options sont alors possibles :
- Le remboursement des frais réels : l’employé doit fournir des pièces justificatives requises par l’entreprise pour être remboursé de l’intégralité du ou des montant(s) engagé(s).
- Le remboursement forfaitaire des dépenses : il s’agit d’une somme allouée à un salarié, qui est alors responsable de ses frais professionnels. Dans ce cas, il n’aura pas à fournir de justificatifs supplémentaires.
Dans le cas de remboursements des frais réels, certaines solutions de gestion de notes de frais intègrent une fonction de virement SEPA pour rembourser vos collaborateurs.
3. Opter pour la dématérialisation des notes de frais
Le recours à la dématérialisation facilite à la fois la transmission mais également le traitement des notes de frais. De plus, elle permet d’optimiser la traçabilité, la lisibilité, tout en assurant une conservation plus longue de ce type de document. Ainsi, vous pouvez proposer aux collaborateurs de prendre en photo leurs justificatifs et de les déposer dans une application dédiée. À ce titre, certains outils de gestion des notes de frais proposent le scan intelligent de celles-ci. Une fonctionnalité qui bénéficie à la fois aux salariés et aux équipes administratives.
4. Automatiser le suivi des dépenses
Traiter les notes de frais au fur et à mesure permet une meilleure organisation et représente un véritable gain de temps pour les équipes concernées. Pour cela, misez sur des outils dédiés qui permettent aux salariés de renseigner directement leurs dépenses et aux équipes administratives de les suivre en temps réel. Certaines solutions proposent même un suivi des kilomètres effectués dans le cadre de déplacements afin de les transformer en frais kilométriques.
5. Proposer aux collaborateurs un moyen de paiement adapté
Pour simplifier le processus de gestion des notes de frais et éviter aux collaborateurs d’avancer des dépenses, vous pouvez décider de leur fournir un moyen de paiement. Il est ainsi possible de proposer une carte de paiement afin qu’ils puissent réaliser des frais directement depuis le compte de l’entreprise. Appliquez à cette carte les plafonds définis pour votre politique des dépenses, en fonction du type de frais engagé. De nombreux outils proposent ainsi des cartes de crédit virtuelles avec un budget prédéfini.
6. Contrôler ponctuellement vos notes de frais
La gestion des notes de frais implique de réaliser des vérifications ponctuelles. Vous pouvez ainsi choisir de faire un contrôle des notes de frais par échantillonnage, afin de prioriser celles qu’il faut vérifier, telles que les notes de frais aux montants inhabituels, d’identifier les doublons ou encore celles réalisées le week-end. Il est également possible d’opter pour un contrôle aléatoire des dépenses de chaque salarié une fois par an, par exemple.
7. Simplifier le processus d’approbation
Afin de gagner du temps dans le traitement des notes frais, veillez à ne pas excéder deux niveaux de validation. Privilégiez ainsi une approbation du supérieur hiérarchique du salarié pour confirmer que la dépense coïncide avec les missions assignées et la validation d’un comptable, afin de vérifier que les dépenses respectent la politique de frais mise en place.
Pour vous aider dans cette démarche, des outils de gestion des notes de frais permettent d’instaurer un workflow de validation, impliquant un envoi en temps réel des demandes de notes de frais à un manager, qui sera en charge de la valider ou de la refuser.
8. Générer des rapports pour analyser les flux de dépenses
Suivre les flux de dépenses permet de garder une vision sur le budget global. Ils offrent également la possibilité d’effectuer une analyse des frais qui peuvent être évités ou optimisés. Vous pouvez opter pour l’envoi de rapports automatisés afin de faciliter cette démarche.
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