Transformation digitale, réorganisation, évolution technologique, lancement d’une nouvelle offre… Les raisons qui poussent les organisations à changer sont nombreuses. Le point commun d’une transformation réussie : une communication interne adaptée.
Mieux communiquer grâce au mail pendant une phase de transformation.
Pourquoi les organisations se transforment
Mot très en vogue ces dernières années, notamment face à l’émergence du numérique, la « transformation » est une réalité pour de nombreuses entreprises et organisations. Les raisons du changement sont multiples selon les secteurs et la maturité des entreprises : nécessité de se digitaliser, adaptation à la concurrence, nouveaux modes de travail, changements internes, acquisition, externalisation, création de nouveaux services…
La crise sanitaire a mis l’accent sur ces changements parfois brutaux qui impactent les organisations : mise en place du télétravail, nécessité de nouveaux outils et canaux d’échange (visios, réunion en ligne…), fin des rencontres en physique…
Le changement est souvent complexe à mettre en œuvre, et ne réussit pas toujours. L’objectif de la « conduite du changement » est justement de faire en sorte que cette transformation se passe bien, tant sur les systèmes et organisations que sur les femmes et hommes qui la composent.
Selon une étude de McKinsey, 70% des transformations qui échouent sont la résultante d’une « résistance » de l’Homme face au changement. Alors comment procéder pour réduire cette résistance ? Comment embarquer les collaborateurs pour assurer une transition en douceur ?
Comment communiquer pour transformer une organisation
Lorsque qu’une organisation lance un chantier de transformation, les managers, collaborateurs et dirigeants doivent être intégrés aux différentes évolutions en cours. Ils doivent connaître et comprendre les changements et évolutions en cours afin de les accepter : nouvelles règles, nouveaux outils, nouvelles pratiques, nouvelles offres commerciales… Dans les faits, une conduite du changement efficace repose principalement sur une communication efficace pour avoir l’adhésion des différents acteurs de l’entreprise. C’est un point essentiel pour ne pas faire naitre des résistances et créer de la frustration. Un projet de changement ne se résume pas à l’apprentissage d’un nouveau système, métier ou processus. C’est un tout, guidé par le désir de «faire autrement».
Pour comprendre la dynamique du changement, il est possible de se baser sur le modèle ADKAR. Ce modèle n’est pas une méthode mais nous rappelle les étapes primordiales à mener afin de réussir le changement :
1. Awareness : prise de conscience des raisons métier du changement. La sensibilisation est un objectif ou un résultat des premières communications liées à un projet.
2. Desire : désir de s’engager et de participer au changement.
3. Knowledge : connaissances sur la façon de changer.
4. Ability : capacité à réaliser ou à mettre en œuvre le changement au niveau de performance requis.
5. Reinforcement : renforcer pour s’assurer que le changement est pérenne.
D’après ce modèle, le « faire » n’intervient qu’en 3ème et 4ème phase d’un projet de changement. C’est bien la « prise de conscience » et le « désir de changer » qui constituent le socle du changement. Ces deux étapes relèvent purement de la communication. Si elles sont négligées, vous pourrez dispenser les meilleures formations à vos collaborateurs, ils ne changeront pas ; et s’ils le font, cela créera beaucoup de frustrations.
La réussite de la 5ème étape, le renforcement, dépend elle aussi d’une très bonne communication et d’un accompagnement terrain sans faille. Il faut donc s’assurer que tous les moyens soient mis en œuvre pour inscrire le changement dans la durée.
L’importance de la communication interne…
Pour réussir à passer ces étapes de la transformation, il faut donc une communication riche et plurielle, couverte par tous les canaux de communication dont vous disposez. Plus vous multiplierez les touchpoints, plus vous serez certain de la bonne transmission de vos messages. C’est pourquoi, il est important de s’adapter aux canaux auxquels vos collaborateurs sont les plus sensibles : certains préféreront les canaux « physiques » (affiche, kakémono…), d’autres les canaux digitaux (intranet, webinar, newsletter)… Aucun canal n’est à sous-estimer, même les plus opportuns comme la signature mail.
Et du mail
La communication doit accompagner et rythmer un projet de conduite du changement jusqu’à l’adoption totale par les différents acteurs. La signature mail fait partie de ces canaux de plus en plus utilisés et qui permettent de distiller de l’information à ses interlocuteurs via ses emails 1-to-1. Une solution comme Letsignit permet de créer des signatures mail différentes selon ses destinataires. Pour les interlocuteurs externes à votre entreprise, votre signature pourra porter des messages commerciaux, marketing ou promotionnels classiques (offre spéciale, livre blanc, etc).
En interne, votre signature pourra diffuser des messages propres à votre entreprise et ainsi soutenir votre conduite du changement. Concrètement, à la différence d’un mail dédié, le message est inséré dans la signature de mail sous forme de banner. Il est donc beaucoup moins intrusif. Vous envoyez moins d’emails, et ceux-ci sont plus vus, et surtout plus lus.
La solution permet d’aller plus loin encore, par exemple, en segmentant les collaborateurs et les équipes par groupes et en programmant dans le temps, les messages que vous souhaitez mettre en signature. La mise en place d’une communication dédiée pour accompagner chaque étape du changement se fait simplement, et de façon totalement automatisée et centralisée.
Un plan de communication complet peut facilement être déployé pour animer le projet de transformation et embarquer tous les collaborateurs. Modifier cette signature ne prend que quelques secondes et s’applique en 3 clics à l’ensemble des collaborateurs.
Lestsignit : la solution de référence pour gérer ses signatures mail
Letsignit est une solution française de référence dans la gestion des signatures mail. La plateforme vous permet de centraliser toutes les signatures mail de tous les collaborateurs, et d’y intégrer des messages sous forme de bannière. Très utile pour communiquer gratuitement avec les interlocuteurs externes, clients, prestataires, prospects, etc, l’outil s’adapte aussi parfaitement aux problématiques de communication interne.
En quelques clics, vous pouvez modifier les signatures mail de tout un service ou de toute l’entreprise et communiquer ainsi avec chaque collaborateur. La solution vous permet de mettre en avant vos communications corporate, vos livres blancs, vos webinars, vos offres spéciales ou vos opérations marketing dans chaque mail envoyé. Très facile à déployer, elle s’intègre facilement à Outlook ou Gmail.
