ONLYOFFICE, spécialiste de la collaboration et de la productivité en entreprise, décrypte les avantages de passer par une solution bureautique décentralisée et indépendante. Tour d’horizon des avantages de la solution avec Galina Goduhina, Directrice des ventes.
Présentation des avantages d’ONLYOFFFICE © BDM
Pourquoi passer par des alternatives à Office ou à la suite Google ?
De nos jours, il est difficile de nier l’importance des GAFAM dans notre vie et le rôle qu’ils jouent dans tous les secteurs d’activité. Les outils offerts par les géants du marché sont devenus indispensables, il y a très peu de gens qui peuvent s’en passer. Ce sont des outils avancés, faciles et agréables à utiliser et accessibles partout et à tout moment.
Mais dans le même temps, cette toute-puissance qui semble ne pas avoir de limites entraîne des problèmes importants. Cette hégémonie des GAFA, qui s’étend à de plus en plus de secteurs, représente un frein à la concurrence et à l’innovation de nouveaux acteurs. L’autre aspect négatif est évidemment l’utilisation de données utilisateurs. Les GAFAM les captent et peuvent les utiliser, notamment pour de la publicité. L’utilisateur ne maîtrise alors plus ses données et l’utilisation qui en est faite.
Enfin, un dernier point crucial est le prix élevé des licences. La facilité d’utilisation et le monopole ont un coût pour l’utilisateur !
Comment réagissent les entreprises à ce monopole et aux dangers qu’il représente ?
Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises, préoccupées par la sécurité de leurs données, renoncent aux logiciels proposés par les GAFAM : les organisations gouvernementales, les institutions scientifiques et de recherche, les établissements d’enseignement, les secteurs des finances et du commerce construisent leurs environnements numériques en se basant sur des logiciels collaboratifs libres et souverains.
Les solutions open-source peuvent nous offrir des choses que les géants Microsoft et Google ne peuvent pas : la confiance, la confidentialité, la possibilité d’héberger des applications sur site, et donc le contrôle total de vos données.
Une solution comme ONLYOFFICE n’enferme pas les clients dans son écosystème collaboratif. Si vous vous en tenez à Microsoft Office ou Google Docs, vous devez utiliser leurs autres applications pour rester productif. ONLYOFFICE offre à ses clients la possibilité d’intégrer ses éditeurs en ligne à n’importe quelle plateforme de partage de fichiers ou solution de gestion de contenu au sein des infrastructures informatiques existantes. C’est le principal avantage concurrentiel d’ONLYOFFICE par rapport aux autres logiciels.
La solution garantit un niveau de sécurité inégalable et le contrôle total sur les données sensibles qu’aucun autre acteur majeur n’a mis en place jusqu’à présent.
Vous proposez un espace ONLYOFFICE Workspace pour mieux travailler en équipe. En quoi cela peut-il être utile pour être plus productif ?
Un workspace intègre plusieurs applications au sein d’un même espace et devient vite indispensable pour gagner du temps et être plus efficace. Il offre plusieurs avantages pour les employés.
Tout d’abord, son installation est facile et rapide. Si vous utilisez les applications de plusieurs éditeurs qui ne sont pas intégrées les unes aux autres, vous devrez passer beaucoup de temps à les configurer, à créer des comptes et à gérer le SAV auprès de vos équipes. Avec une solution comme ONLYOFFICE Workspace, vous avez un ensemble complet d’outils et d’applications de productivité disponibles dans un seul ensemble via une interface unique pour couvrir une gamme complète de besoins professionnels quotidiens.
Ensuite, ONLYOFFICE Workspace offre un accès centralisé à toutes les fonctionnalités via une seule interface familière sans avoir à basculer entre différentes applications. Vous n’avez pas besoin de manipuler plusieurs mots de passe ou de synchroniser vos données. Il suffit de vous loguer une seule fois pour avoir accès à tous les outils et à toute l’information nécessaire. Mieux encore, ONLYOFFICE Workspace offre des applications mobiles gratuites pour pouvoir accéder à votre espace même en vous déplaçant.
Enfin, pas besoin de payer indépendamment pour chaque application. Vous disposez d’un espace de travail complet tout en payant une seule fois pour le nombre nécessaire d’utilisateurs, tout en pouvant agrandir l’équipe très simplement ensuite. Pour les petites équipes, jusqu’à 5 utilisateurs, ONLYOFFICE est gratuit !
Quelle est votre vision sur la collaboration ?
L’émergence des outils collaboratifs, due à la généralisation du télétravail, a été marquée par quelques tendances majeures qui proviennent des besoins des utilisateurs. La première grande tendance est évidemment l’émergence des outils de vidéoconférence et des outils de communication en ligne qui sont devenus en quelques mois absolument indispensables.
La simplicité est un autre point clé qui doit guider la réflexion des entreprises dans leurs choix d’outils. Compte tenu de la vitesse d’adoption des outils basés sur le cloud, les utilisateurs doivent être en mesure d’avoir une prise en main facile et immédiate. Les solutions avec une interface claire et simple seront définitivement gagnantes.
Ajoutons également que personne ne peut ignorer la sécurité. Vous ne pouvez pas transférer votre travail dans le cloud sans vous assurer que toutes les données sensibles soient en sécurité.
Comment faire pour être encore plus efficace ? Quels sont vos conseils en matière de collaboration ?
Premièrement, il faut absolument faciliter la circulation de l’information. Les entreprises, les DSI et les managers doivent choisir des outils qui permettent l’échange sans friction de documents entre les employés à distance. La nécessité de s’équiper avec des outils collaboratifs en ligne qui assurent la communication et la continuité des activités est devenue vitale pour les entreprises de toutes les tailles et de tous les domaines.
De plus, la communication au sein de l’équipe fait partie intégrante du télétravail. Les outils de communication doivent assurer une communication rapide et facile entre les employés, car cela a un impact direct sur la productivité de l’équipe et sur le temps gagné. Et c’est évidemment un enjeu business fort : en facilitant les échanges, les entreprises augmentent la productivité des équipes.
En quoi l’édition collaborative de documents permet d’être organisé et efficace ?
Les outils collaboratifs en ligne permettent d’augmenter la productivité des employés en télétravail, parce qu’ils améliorent considérablement le flux de travail d’une entreprise. Auparavant, il fallait créer un document et l’envoyer à ses collègues par mail pour qu’ils puissent y apporter des modifications. Grâce aux outils de collaboration en ligne disponibles aujourd’hui, vous pouvez travailler sur un document à plusieurs très simplement.
Un service comme ONLYOFFICE permet de gagner du temps dans ces tâches collaboratives via plusieurs fonctionnalités :
- Les permissions de partage sont flexibles. Vous pouvez définir le niveau d’accès au document : accès complet, lecture seule, remplissage de formulaire, commentaire, remplissage de formulaire ou filtre personnalisé dans le tableur, restriction du téléchargement.
- Il y a deux modes de coédition . Quand vous collaborez à plusieurs sur le même document, chaque utilisateur peut activer les options dont il a besoin . Vous pouvez afficher des modifications en temps réel ou verrouiller le paragraphe en cours d’édition pour travailler sur sa partie indépendamment et rester plus concentré.
- La révision et le suivi de modifications vous permettent de suivre les modifications effectuées par d’autres utilisateurs et d’accéder à l’historique des versions.
- Vous pouvez comparer des documents.
- Vous pouvez faire des commentaires et des mentions . Les utilisateurs qui travaillent en même temps sur le même document peuvent échanger librement en laissant des commentaires et des suggestions directement dans le document.
- Le passage par une messagerie instantanée et une intégration avec Telegram. L’interface des éditeurs ONLYOFFICE est enrichie du plugin Telegram permettant aux coauteurs de communiquer via leur messagerie préférée sans quitter l’interface du document. La possibilité de communiquer à l’intérieur du document permet de rester plus concentré et remplace avec succès les réunions pas toujours très utiles !
Vous proposez aussi un outil de gestion de projet, pourquoi est-ce devenu indispensable pour une bonne productivité en entreprise ?
Dans les équipes à distance, il est indispensable que les collaborateurs aient une vision d’ensemble partagée sur les différents projets en cours. ONLYOFFICE comprend un module dédié à la gestion des projets et des tâches qui rendent le flux de travail aussi efficace que possible avec des fonctionnalités pratiques et simples : suivi de l’avancement du projet, tâches pour chaque collaborateur, module calendrier, points clé sur les projets, diagrammes de Gantt, rapports générés automatiquement…
