Productivité, nouveaux rythmes et rituels d’équipe dans un monde du travail hybride

1 juillet 2021


Comment le travail hybride a modifié notre façon de travailler.

Pouvez-vous présenter et nous en dire plus sur Klaxoon et son positionnement ?

Je suis Matthieu Beucher, le fondateur de Klaxoon, une scale-up membre du Next 40 et spécialisée dans les outils collaboratifs. Nous concevons depuis 2015 l’environnement et les outils adaptés à l’épanouissement des équipes dans un mode hybride. Nos solutions rendent plus efficaces les échanges en entreprise, et notamment les réunions. Dès le départ notre réflexion part du constat que les réunions sont trop longues, elles durent 1h30 en moyenne, alors qu’on souhaiterait qu’elles durent moins de 30 minutes. Elles ont aussi le défaut de ne pas être assez inclusives : 50 % des gens estiment ne pas avoir pu exprimer leur point de vue. Et surtout, les réunions sont souvent très peu efficaces, peu créatives, et sans prise de décision. C’est un constat qui est partagé par toutes les organisations et entreprises, où qu’elles se trouvent dans le monde, et peu importe le secteur d’activité. Klaxoon est là pour aider les équipes et les organisations à structurer leurs réunions et à les rendre plus fluides. Nous proposons pour cela différents outils cloud : gamification de la réunion, votes, sondages, questions, quiz…

Mais ce qui fait l’usage principal de Klaxoon, c’est principalement Board, un tableau blanc qui permet de changer totalement la façon de dialoguer en entreprise. En un seul endroit vous pouvez visualiser tous vos contenus, vos données, vos idées, vos projets, vos documents… Vous pilotez et gérer vos échanges et projets depuis cette interface unique. L’outil intègre aussi Live, une solution de visioconférence qui permet de connecter jusqu’à 50 personnes.

Klaxoon est donc une solution logicielle cloud, mais aussi une solution hardware, avec la Box Klaxoon pour organiser des réunions, même sans Internet. Nous sommes arrivés sur un marché où les outils d’engagement en réunion étaient vus comme un gadget. Nous avons pour cela déployé une solution professionnelle, robuste et sécurisée qui s’adresse à un usage intensif, notamment pour des gros comptes.

Vous êtes un observateur et un acteur de l’organisation du travail. Quels changements constatez-vous avec la crise sanitaire, et le télétravail ?

Nous avons passé de nombreuses années à essayer de convaincre les organisations qu’elles pouvaient faire mieux, et être plus productives. Mais nous étions souvent confrontés à la difficulté des entreprises à prendre le temps de changer leur organisation et leurs outils. Cette crise et le déploiement massif du télétravail a évidemment tout changé. Les entreprises se sont notamment rendu compte que tous les salariés étaient à l’aise avec les technologies. La visio par exemple s’est déployée dans toutes les entreprises sans friction alors que ça pouvait être considéré comme un outil réservé aux salariés « jeunes » et à l’aise avec le digital avant la crise.

Cette crise a aussi totalement changé les rythmes de décision et d’organisation. Il a fallu prendre des décisions à l’échelle de la semaine, et non plus à 6 mois, 1 an ou 3 ans. Avec le COVID, les entreprises ont dû décider si elles ouvraient leurs bureaux, qui pouvait venir, comment contacter les clients, etc.

Peu importe le secteur, le fait que l’entreprise soit publique ou privée, ou même sa taille, il y a eu une mutation et une révolution des modes de travail et des échanges. Les organisations, même au niveau du top management ont mis en place des nouvelles méthodes de travail, des nouveaux rythmes et rituels de réunion, plus de synchronisation des équipes, plus d’inclusivité dans les réunions… Tous ces sujets étaient pourtant vus comme peu importants il y a encore quelques mois.

Pourquoi les modèles de réunion classiques ne sont plus efficaces ?

Le modèle de la réunion, très descendante, très théâtrale, qui existe depuis des décennies – avec la machine à café qui permet de récupérer les éléments d’une réunion qu’on aurait raté, ne fonctionne plus en temps de crise, et de télétravail.

Les organisations sont en train de muter et ont besoin d’outils comme Klaxoon pour avoir des discussions et échanges beaucoup plus factuels et qui passent moins par l’oral. La prise de parole à l’oral dans les réunions met beaucoup de monde en difficulté : 85 % des gens ne sont pas à l’aise avec ce mode d’échange qui est pourtant la norme.

Les prises de parole et les tours de table prennent en plus beaucoup de temps. Ce mode d’échange amène aussi à une saturation : au bout de 5 concepts à l’oral, on ne peut plus visualiser et la réflexion n’est plus possible. Le format Klaxoon permet grâce au tableau blanc de poser les choses de façon factuelle. Il n’y a plus besoin d’être un bon orateur pour partager ses idées et apporter de la valeur aux échanges. Le management visuel qu’offre l’outil permet d’être plus créatif, de mieux comprendre et visualiser les sujets abordés. Le traditionnel  compte rendu n’est du coup plus nécessaire, il est directement accessible sur l’outil.

Quels sont les formats de réunion à choisir pour être plus efficace et ne pas perdre de temps ?

L’oral n’est pas pratique pour se synchroniser et se comprendre, il faut absolument multiplier les canaux : visuel, texte, données, fichiers, liens… Tout cela permet à chacun de se faire une meilleure vision du sujet, et de prendre des décisions plus éclairées. L’oral incite à être subjectif, et n’est pas propice à une réflexion de fond.

Ce que nous préconisons pour être plus efficace, c’est d’abord de mettre en place des réunions plus courtes, notamment quand on est à distance. La visioconférence fatigue en effet énormément, et demande beaucoup de concentration. Il est évidemment utile de faire des visios, mais ce n’est pas parce qu’on se voit  qu’on se comprend ! Dans Live, notre outil de visioconférence, nous permettons de faire des réunions jusqu’à 50 participants, mais en réduisant l’affichage des visages au maximum. Se voir, ça fait évidemment du bien et plaisir, mais dans une réunion, les participants sont là pour résoudre des problèmes, et voir une mosaïque de visages sur l’écran, est un frein plus qu’une aide.

Autre écueil de l’organisation hybride liée au télétravail : la difficulté à créer des moments d’échanges informels. La machine à café manque pour le partage. Il faut trouver un équilibre en présentiel et distanciel et réussir à s’adapter aux différents rythmes. Nous préconisons 3 réunions courtes de moins de 30 minutes dans la semaine dédiées aux moments d’échange.

On constate aussi un changement déjà amorcé en entreprise. Les réunions courtes, factuelles et efficaces remplacent déjà les grandes réunions hebdomadaires ou mensuelles. Avant la crise, il y avait toujours cette image du manager qui était responsable de la réunion, et qui devait l’animer. Nous voyons apparaître de nouveaux formats de réunions, où tout le monde est responsable de la qualité et de l’efficacité des échanges. Avec un outil comme Klaxoon et son tableau blanc, c’est vraiment un nouveau dialogue, il n’y a plus d’animateur en particulier, ce qui permet à chacun d’être à l’aise et de ne pas être prisonnier d’un échange très théâtral.

Quels gains pour les entreprises constatez-vous après le déploiement de Klaxoon ?

Les retours de nos clients après le déploiement de Klaxoon soulignent d’abord le gain de temps. Ils arrivent à réduire par 3 le nombre de réunions organisées, et à augmenter la productivité des échanges. Nous avons aussi, une fonctionnalité de Timer qui permet de cadrer l’échange et de le limiter, et on constate que 80 % des réunions qui sont réalisées sur notre outil Live respectent le timing fixé. Sans cet outil, 75 % des réunions dépassent le temps qu’on s’était fixé !

Nous avons déployé Klaxoon chez de gros acteurs bancaires qui ne sont pas réputés pour leur adaptation aux nouvelles façons de travailler. Après 1 an d’usage, on constate que les équipes ne veulent plus revenir aux précédents formats de réunions. Grâce aux outils de productivité Klaxoon, elles décrivent des réunions plus efficaces, plus fluides, et moins longues. Et on entend aussi parler de plaisir. Là où la réunion était vue comme une corvée, et abordée avec appréhension par certains collaborateurs plus timides, un outil comme Klaxoon permet plus de créativité et d’idées émises par les équipes. Trop souvent des talents sont gâchés parce qu’ils « n’osent pas ».

Vous lancez ce mois-ci Board Hybrid, une nouvelle fonctionnalité de Klaxoon. Comment va-t-elle permettre aux équipes de renforcer leur productivité ?

Notre outil Board Hybrid est justement une solution pour ces nouveaux rythmes de travail. Ce tableau blanc permet de centraliser tous les fichiers et les documents. On évite des centaines mails, et on retrouve la liberté de la collaboration visuelle. On peut les explorer directement dans l’outil et les partager aux autres collaborateurs.

Nous proposons aussi une bibliothèque de modèles prêts à l’emploi. Des centaines de templates permettent aux équipes de structurer leurs journées et leurs projets. Des modèles existent pour quasiment tout : routines, projets, réunion hebdo… Et pour ne pas perdre de temps à configurer l’outil, Klaxoon est totalement plug-and-play. Il suffit de s’inscrire en quelques clics et de commencer à l’utiliser.

Le scope d’usage de Klaxoon est vraiment très large, même dans des secteurs qui ne sont pas digitalisés. Je pense notamment au skipper François Gabart qui l’utilise pour l’étude et la production de son dernier trimaran, ou encore à Airbus pour de la gestion de production. C’est une solution qui est vraiment en train de devenir un standard pour de nombreux secteurs.



Source : Blog du modérateur

agence de communication à Rennes

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